Carte carburant pour professionnel : comment ça marche ?
Pour les professionnels, la gestion du carburant peut vite devenir un casse-tête. Entre les pleins à rembourser, les notes de frais à vérifier et les kilométrages à suivre, la paperasse s’accumule plus vite que les kilomètres sur le compteur. C’est là qu’entre en scène la carte carburant : un outil à la fois pratique, fiscalement avantageux et de plus en plus incontournable dans la gestion de flotte.
Mais au fond, comment fonctionne cette fameuse carte carburant pour professionnel ? Est-ce simplement une carte bancaire déguisée ou un véritable levier de pilotage pour améliorer la logistique et la rentabilité d’une entreprise ? Voyons ça de plus près.
C’est quoi exactement, une carte carburant ?
La carte carburant est une carte délivrée par un fournisseur (TotalEnergies, Shell, Leclerc, etc.) et destinée aux entreprises pour régler les achats de carburant de leurs véhicules professionnels directement en station-service. Concrètement, elle permet :
- De payer le carburant sans avance de frais de la part des collaborateurs
- D’obtenir une facture centralisée en fin de période (hebdomadaire ou mensuelle)
- De suivre la consommation véhicule par véhicule
- De limiter ou restreindre certains usages (ex : types de carburants, créneaux horaires, produits autorisés)
Autrement dit, ce n’est pas juste une carte de paiement : c’est un outil de gestion affûté qui s’intègre souvent à des logiciels de gestion de flotte. Et autant dire que lorsqu’on gère une dizaine de véhicules ou plus, ça change tout.
Les principaux avantages pour les pros
La carte carburant n’est pas qu’un gadget pratique pour les gestionnaires administratifs. Elle répond à plusieurs enjeux concrets pour les professionnels, qu’ils soient artisans, dirigeants de TPE ou logisticiens d’une PME de transport.
Gain de temps et simplification administrative
Terminé les tickets de caisse froissés dans les vide-poches ou les enveloppes remplies de justificatifs douteux : avec une carte carburant, chaque dépense est enregistrée, tracée, et regroupée sur une seule et unique facture. Cela facilite :
- La comptabilité mensuelle
- La récupération de la TVA (on y revient tout de suite)
- La gestion des frais professionnels
Dans une entreprise que j’ai récemment accompagnée en audit de fonctionnement, j’ai vu un gestionnaire économiser plus de 6 heures par semaine rien que sur le traitement des notes de frais carburant. Un gain qui se traduit, in fine, par une meilleure affectation des ressources humaines.
Avantages fiscaux : oui, il y a de vraies économies à faire
Ce n’est pas la cerise sur le gâteau, c’est parfois le gâteau lui-même. Car avec une carte carburant, la récupération de la TVA devient quasi automatique… à une condition essentielle : que le véhicule soit utilisé exclusivement à des fins professionnelles.
Voici les grandes lignes :
- Pour un véhicule utilitaire, la TVA sur le carburant est déductible à 100 %.
- Pour un véhicule de tourisme, c’est plus nuancé : 80 % pour le gazole, 100 % pour l’électricité (si borne de recharge dédiée), et souvent rien sur l’essence.
Sans facture centralisée, cette récupération est parfois un enfer. Avec une carte carburant, toutes les transactions sont libellées proprement, avec mention du taux de TVA applicable. Pas besoin d’un expert-comptable avec une loupe et un dictionnaire de fiscalité.
Suivi en temps réel et contrôle renforcé
Une carte carburant, c’est aussi un outil de maîtrise des coûts. Vous pouvez :
- Analyser la consommation moyenne de chaque véhicule
- Repérer les surconsommations suspectes (moteur fatigué ? conduite agressive ? détour personnel ?)
- Limiter les horaires d’utilisation ou les montants autorisés
Dans une PME de transport basée à Lille que j’ai visitée, l’introduction de cartes carburant a permis d’identifier qu’un chauffeur faisait des pleins en double chaque semaine, pour son usage privé. La carte, couplée à un système de géolocalisation assez rudimentaire, a mis fin à la fraude en moins de 10 jours.
Quels critères pour bien la choisir ?
Il n’existe pas qu’une seule carte carburant : c’est tout un petit marché concurrentiel, avec chacun ses avantages, son réseau, ses services associés.
Voici les points clés à examiner avant de faire votre choix :
1. Réseau de stations partenaires
Certaines cartes sont limitées à une enseigne (carte Total, carte Intermarché), d’autres permettent de payer dans plusieurs réseaux (carte DKV ou UTA par exemple). Si vos équipes rayonnent sur un grand territoire, il faut viser la couverture la plus étendue possible. Pas question de faire 40 km pour trouver une station compatible…
2. Type de carburant accepté (+ bornes de recharge électrique)
Avec l’essor des modèles hybrides et des flottes électriques, certaines cartes proposent l’accès à des bornes de recharge (Mobility Card, NewMotion…). Pratique si votre transition écologique est en route, ce qui je l’espère, est aussi votre cas.
3. Frais et conditions
Abonnement mensuel, frais de gestion, commissions sur les pleins : les cartes carburant ont un coût, souvent proportionnel aux services offerts. Il est parfois plus judicieux de payer une carte un peu plus chère, mais avec de meilleures options de pilotage, plutôt que de rogner et subir ensuite une mauvaise ergonomie.
4. Services annexes proposés
Certains fournisseurs proposent des packages incluant :
- Le lavage du véhicule
- Les péages
- La gestion des entretiens
- Ou encore une appli mobile de suivi
Ce sont autant d’éléments à mettre en balance pour optimiser le rapport qualité-prix. Demandez-vous toujours : de quoi ai-je vraiment besoin ? Pas la peine d’avoir les péages si vos salariés bossent à 15 km de chez eux en zone urbaine.
Un coup de pouce vers une gestion de flotte plus vertueuse
Ce n’est pas encore une baguette magique 100 % verte, mais la carte carburant peut être un outil de transition responsable. En mesurant mieux la consommation, elle encourage souvent une conduite plus économe. En identifiant les dérives, elle limite les gaspillages. Et en centralisant la gestion, elle libère du temps pour se concentrer sur le cœur du métier – et pourquoi pas sur des projets de mobilités plus durables.
D’ailleurs, plusieurs fournisseurs intègrent désormais un suivi des émissions de CO₂ dans leurs tableaux de bord. C’est une manière simple, mais efficace de donner du sens aux données collectées. Et si vous assemblez tout ça à une planification rigoureuse de vos trajets, des formations à l’éco-conduite et, un jour peut-être, une conversion progressive au biocarburant ou à l’hydrogène… alors vous tenez un vrai levier stratégique.
Une transition énergétique qui commence à la pompe
La technologie, aussi modeste soit-elle, peut être une alliée dans la sobriété énergétique. La carte carburant, aussi banale puisse-t-elle paraître, est une preuve concrète que de petits ajustements dans la gestion quotidienne peuvent provoquer de grands effets à long terme.
Et puis, entre nous : peut-on vraiment se permettre, aujourd’hui, de ne pas optimiser sa logistique, ses achats, ses budgets, et par extension… ses émissions carbone ? La solution ne réside pas uniquement dans les grands discours. Elle est aussi – souvent – dans la rigueur de nos outils les plus simples.
Alors la prochaine fois que vous ferez le plein, posez-vous cette question : est-ce un achat isolé, ou bien une action qui s’inscrit dans une stratégie plus large de maîtrise des coûts et de respect de l’environnement ?
À méditer. Et à mettre en œuvre.
